Cher Présidente, Cher Président,

Dans le cadre de nos missions d’accueil, de solidarité et d’accompagnement, de nombreux Conseils départementaux (CD) et Associations spécialisées (AS) occupent, gèrent ou mettent à disposition des locaux. Cette réalité immobilière engage directement leur responsabilité, tant sur les plans juridique, administratif que technique.

L’audit du patrimoine immobilier du Conseil national de France (CNF), mené de 2021 à 2023, a mis en lumière un certain nombre de situations irrégulières ou précaires au sein de notre réseau. Ces constats révèlent des risques réels pouvant engager la responsabilité des CD, de leurs dirigeants, voire, dans certains cas, celle de l’Union elle-même.

À cet égard, nous tenons à attirer votre attention sur le fait que toute occupation de locaux engage la responsabilité de l’association et de ses dirigeants, qu’il s’agisse :

- d’un défaut d’entretien ou de conformité des lieux,

- d’un manquement aux règles de sécurité ou aux normes applicables (sécurité incendie, accessibilité, hygiène, décence, etc.),

- d’une absence de titre juridique clair (bail, convention de prêt à usage, titre de propriété),

- ou de tout incident mettant en cause la sécurité des personnes ou des biens.

De telles situations peuvent entraîner des conséquences graves :

- des litiges juridiques longs et coûteux,

- des sanctions administratives : fermeture temporaire ou définitive des locaux, amendes,

- des refus d’indemnisation par la Compagnie d’assurances en cas de sinistre,

- l’engagement de la responsabilité personnelle des dirigeants devant les juridictions civiles ou pénales,

- et en cas d’accident, des répercussions lourdes, tant sur le plan humain que financier, ainsi que pour l’image du réseau.

Compte tenu de la gravité de certaines situations observées et des enjeux pour la Société de Saint-Vincent-de-Paul et son réseau, le Conseil d’administration a décidé d’étendre la démarche d’audit à l’ensemble des biens immobiliers des CD et AS.

Pour conduire cette action, l’équipe immobilière du Conseil national de France (CNF) a été structurée et renforcée avec l’arrivée de Claire Bilau, puis de Guillaume Levacher, pour assurer l’accompagnement technique. Le volet juridique est assuré par Emmanuelle Bourgeois. Un recrutement est prévu en septembre pour renforcer notre capacité d’appui opérationnel.

Malgré ces efforts de structuration, l’équipe dédiée demeure toutefois modeste au regard de l’ampleur de la tâche car ce sont 103 Conseils départementaux et 20 Associations spécialisées qui sont concernés. À ce jour, environ un tiers des CD a déjà été audité, mais l’essentiel du travail reste à accomplir et l’urgence de sécuriser certaines situations ne permet plus d’attendre.

Dans ces conditions, la réussite de cette démarche d’audit et de régularisation repose sur une organisation structurée, le traitement prioritaire des situations critiques et la pleine mobilisation de chaque CD et AS.

Les démarches à engager :

C’est pourquoi nous demandons à chaque président de bien vouloir engager sans délai les démarches suivantes :

1. Réaliser une analyse de la situation immobilière de son CD ou de son AS, à l’aide du questionnaire ( ou cliquez sur le bouton jaune en bas de ce mail) ;
2. Engager, si nécessaire, les démarches de régularisation ou de mise en conformité : déclarations administratives, mise aux normes, régularisation ou mise à jour de contrats, réalisation de travaux,… 
3. Rassembler et conserver l’ensemble des documents relatifs à chaque bien immobilier : titres de propriété, baux, conventions de mise à disposition, autorisations, courriers, diagnostics techniques, plans, etc. Une documentation centralisée est indispensable pour sécuriser la situation des locaux et pour permettre une transmission fluide lors d’un changement de gouvernance.
4. Vérifier auprès de la compagnie d’assurance que les contrats souscrits couvrent bien les risques liés à chaque bien immobilier en s’assurant que les conditions de conformité et d’usage exigées par l’assureur sont bien respectées.

Comment procéder ?

• Chaque CD est invité à désigner un Référent immobilier, qui sera l’interlocuteur privilégié du Pôle Patrimoine. Il aura pour mission de piloter localement l’analyse de la situation, de rassembler les documents nécessaires et de coordonner les échanges avec les partenaires concernés.
• Selon les situations identifiées, le recours à des professionnels extérieurs s’avérera nécessaire, voire indispensable pour établir un diagnostic fiable et engager les actions appropriées :

 - Un bureau de contrôle pour établir des diagnostics et vérifier la conformité des locaux (ex : Socotec, Apave, Veritas, Qualiconsult, etc …)

- Un architecte ou maître d’œuvre pour l’accessibilité, la sécurité ou les travaux,

- Un notaire ou un avocat pour sécuriser la situation juridique ou rédiger les contrats.

Ces interventions représentent des investissements essentiels pour sécuriser durablement les locaux, prévenir les contentieux, et permettre à chaque CD ou AS de poursuivre ses actions dans des conditions sûres et conformes.

• En cas de difficultés financières pour financer ces diagnostics ou mettre en œuvre leurs prescriptions, une demande de contribution pourra être déposée auprès de la Commission de Financement de Projets (CFP).

Demandes de conseils et d’accompagnement par le Pôle Patrimoine :

L’équipe du Pôle Patrimoine est mobilisée pour vous apporter conseils et orientations dans la mise en œuvre de ces démarches. Toutefois, sa capacité d’intervention demeure limitée au regard de l’ampleur de la mission : accompagner plus de 120 structures tout en assurant la gestion du patrimoine de la Société de Saint-Vincent-de-Paul.

Il est donc essentiel que chaque CD s’engage activement et sans attendre dans cette démarche.

Afin de garantir un traitement équitable et un bon suivi :

- Adressez toutes vos demandes exclusivement via la boîte mail dédiée : ssvp-immo@ssvp.fr

- N’écrivez pas directement aux membres du Pôle, pour éviter des pertes d’information ou des retards.

- Les demandes seront traitées au fur et à mesrure et selon leur degré d’urgence.

Nous vous invitons à accorder toute votre attention à ce sujet. La rigueur et la vigilance de chacun conditionnent la solidité de notre réseau et la qualité de notre engagement collectif.

La démarche engagée vise à sécuriser l’action de chaque CD, à protéger les bénévoles, qu’ils soient en responsabilité ou engagés sur le terrain, et à garantir aux personnes accueillies un cadre respectueux, sécurisé et accueillant.

Nous vous remercions de votre engagement et restons à votre disposition pour accompagner dans cette démarche commune.

Fraternellement,